Grundlag for ABA's arkivformat |
Arkivenhedstype | ISAD-term | Definition, bemærkning | |
1 | Arkivbestand | Fonds | Helheden af dokumenter/arkivalier af enhver form eller art, der er blevet skabt organisk og/eller som er blevet indsamlet og brugt af en given organisation, person, eller familie som led i den pågældende arkivskaberes aktiviteter og funktioner. |
2 | Arkivserie | Series | Dokumenter/arkivalier der er blevet ordnet på basis af arkivskaberens eget journalsystem eller som af denne er blevet behandlet som en enhed, fordi:
|
3 | Arkivsag | File | En organisk eller arrangeret enhed af dokumenter/arkivalier(f.eks. en sagsmappe, et bind mv), der enten af arkivstifteren som følge af materialets anvendelse eller som led i arkivregistreringen er blevet holdt sammen, og fordi dokumenterne vedrører det/n samme emne/sag/person eller aktivitet. En Arkivsag kan enten være en underordnet enhed i forhold til en given Arkivbestand eller indenfor en Arkivserie. |
4 | Arkivelement | Item | Den mindste, logisk ikke delbar arkivenhed af enhver form eller art (et brev, et notat, et memorandum, en tale mv.). Et Arkivelement kan enten være en underordnet enhed i forhold til en given Arkivbestand eller dels en Arkivserie, dels en Arkivsag. |
Niveau | Logisk struktur |
1 | (Bestand) |
1.1 | Arkivbestand |
1.2 | Arkivbestandsdel |
1.3 | Del af arkivbestandsdel |
1.n | Del af ... |
2 | (Serie) |
2.1 | Arkivserie |
2.2 | Arkivdelsserie |
2.3 | Del af arkivdelsserie |
2.n | Del af... |
3 | (Sag) |
3.1 | Arkivsag |
3.2 | Arkivdelssag |
3.3 | Del af arkivdelssag |
3.n | Del af... |
4 | Arkivelement |
Anvendelsen af de forskellige niveauer afgøres alene af arkivmaterialets karakter, vurderingen af materialets og dermed registreringens betydning samt af behovet for at kunne genfremfinde det. ABA har dog lagt sig fast på kun at anvende højst 4 forskellige niveauer. Denne begrænsning er efter ABAs opfattelse dog primært af teoretisk art, idet der ud fra en praktisk og økonomisk synsvinkel ikke vil være behov for et mere vidtgående hierarki.
Registreringsmodel
I lighed med de internationale standarder anvendes der i ABAs arkivbase den samme registreringsmodel på alle registreringsniveauer ligesom registreringsmodelen søger at tage højde for reglerne for en "multi-niveaudelt" beskrivelse af arkivmateriale (multilevel description rules). Den af ABA fastlagte registreringsmodel benytter sig i høj grad af det valgte systemsoftwares tesaurus-funktionalitet til at styre de nødvendige autoritetsregistre vedrørende korporationer og personer, topografiske informationer og sagsemneord.